Как управлять и мотивировать, когда ваша команда работает в удаленном режиме
Когда компания переходит на режим удаленной работы, совершенно нормально, что возникает чувство неопределенности по поводу того, как этот переход повлияет на управление командой и на вовлеченность сотрудников в работу.

Хорошие новости - в том, что вместе с тем, как меняется сама работа, меняются и технологии, и сами сотрудники. Поэтому даже если вам кажется, что сейчас не готовы к переходу на 100 процентов, есть практические инструменты, которые облегчат его и вам, и команде.
  • чтобы сотрудники не теряли чувство «настроенности», почаще давайте им возможность «сверить часы»;
  • продолжайте проводить встречи в групповом формате и в формате один на один;
  • почаще выказывайте признание, вовремя и в конкретной форме;
  • планируйте неформальные чек-ины, чтобы поддерживать связь с сотрудниками;
  • отводите больше времени на планирование виртуальных встреч;
  • развивайте в себе эмпатию.
Самое важное из этой статьи:
Как поддерживать культуру команды и чувство общности
Сейчас как никогда важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали связь с вами, друг с другом, с целями команды, с культурой и миссией компании.

Напоминайте сотрудникам, что даже если вы физически не находитесь рядом, вы все равно - единое целое и этим сильны.

Следите за динамикой работы команды, поддержите сотрудников, пока они привыкают к новой рабочей среде. Команде важно не забывать не только про ключевые рабочие цели и задачи, но и про чувство общности и «связанности».

Когда команда работает в удаленном режиме, бывает, что сотрудники чувствуют себя одиноко. Это влияет как на коллективные результаты команды, так и на общее самочувствие каждого, поэтому так важно общение не только на профессиональном, но и на личном уровне.

Простой совет : используйте айсбрейкеры, перед началом разговора спросите, у кого что было на обед/завтрак, или совета о том, что делать, чтобы переключиться из рабочего режима в конце дня.
Поддерживайте командные ритуалы и придумывайте новые
Коммуникация важна для успеха любой команды, но особенно она важна, если команда работает в удаленном режиме. В виртуальных командах на первый план выходят ясность, планирование и выбор наиболее подходящих каналов коммуникации. Поощряйте сотрудников к тому, чтобы они чаще делились информацией, и сами регулярно рассказывайте о ключевых приоритетах и достижениях. Договоритесь о том, какой из каналов коммуникации используется для той или иной цели, о том, в каком именно формате имеет смысл делиться информацией. Для начала можно даже придумать простые шаблоны сообщений.

Простой совет : так как тон голоса и поведение в целом сложно передать на письме, по возможности, выбирайте видеозвонки — чем чаще коллеги общаются лицом к лицу, тем сильнее их связь друг с другом.
Договоритесь о форматах коммуникации в команде
Договоритесь с командой о стандартах коммуникации, которым имеет смысл следовать и регулярно их пересматривайте.

Подумайте вот о чем:
  • Какую информацию имеет смысл передавать по почте, какую - в слэке, как должен выглядеть звонок или видео чат?
  • Менять ли всем свой статус доступности в течение дня?
  • Что вы можете сделать, чтобы упростить коммуникацию (эмоджи вместо слов, опросы, шаблоны, потоки заданий и т.д.)
  • Имеет ли смысл договориться при усложнении коммуникации организовать общий видеозвонок, чтобы быстрее со всем разобраться?
Сделайте так, чтобы стандарты были доступны и понятны всем сотрудникам, вне зависимости от того, какой именно канал коммуникации они выбирают.
Как проводить онлайн встречи и налаживать командную работу
При переходе на удаленную работу какие-то встречи могут утратить важность, формат других придется изменить, а какие-то придется придумать заново. Для начала проведите инвентаризацию всех встреч, которые сейчас проводит команда и посмотрите, какие из них можно и нужно перевести в другой формат.

Сейчас существует множество инструментов для проведения виртуальных встреч, от видеозвонков до виртуальных рабочих досок. Сотрудников не нужно перегружать технологиями, но важно, чтобы им были доступны все инструменты, которые помогут обеспечить эффективную командную работу.

Простой совет : готовьтесь заранее! Для подготовки виртуальных встреч нужно больше времени. Проверьте, чтобы у всех сотрудников был нужный софт и чтобы они представляли себе общий контекст встречи.



Как сделать так, чтобы онлайн встречи были эффективными
Вот несколько простых советов:
  • основы важны - начинайте и заканчивайте вовремя, у встречи должна быть четкая цель, расписание, приходите готовыми, назначьте фасилитатора, договоритесь о конкретных шагах в конце;
  • когда возможно, используйте видео и пользуйтесь функцией организации подгрупп, если участников много;
  • в начале встречи имеет смысл потратить немного времени на то, чтобы убедиться, что все участники умеют пользоваться тем или иным технологическим инструментом и у всех есть нужные шаблоны;
  • если встреча длинная, организуйте пятиминутные перерывы, попросите участников снять наушники, отойти от экрана и немного подвигаться;
  • по возможности заканчивайте минут на 5-10 раньше, чтобы у участников была возможность подготовиться к следующей встрече.
Вам и команде, скорее всего, придется потратить какое-то время на то, чтобы привыкнуть к новым форматам, но чем дольше команда работает в таком режиме, тем быстрее она адаптируется и тем быстрее растут результаты.




Баланс между домом и работой и забота о себе
Когда сотрудники работают из дома, часто размываются границы между состояниями «работа» и «не работа».

Часто они обнаруживают, что несут рабочий ноутбук на диван в конце дня и бездумно прокручивают рабочие имейлы, одним глазом глядя в Netflix. В итоге это может привести к выгоранию.

Плюс удаленной работы в том, что сотрудники имеют возможность построить и поддерживать свою личную систему заботы о себе, удерживать фокус на важном и работать с большей продуктивностью.

Если вы будете поощрять такой подход, вы поможете сотрудникам взять на себя ответственность за то, как они себя чувствуют и насколько они вовлечены в работу.

Простой совет : почаще спрашивайте у сотрудников, как они привыкают к новому режиму работы, что получается, а что - нет. Поддержите их и по возможности, дайте конкретный совет.


Помогите сотрудникам установить структуру работы
Этот чеклист нужен тем, кому хочет разработать структуру работы и кому важно при этом заботиться о себе.

Он поможет увеличить продуктивность и уровень вовлеченности сотрудников.
  • по возможности отведите отдельное пространство только для работы;
  • начинайте и заканчивайте рабочий день специальными ритуалами (это может быть музыка, чтение, прогулка, или хобби);
  • заблокируйте в расписании отрезки времени, отведенные только на работу с учетом своей собственной продуктивности в течение дня;
  • делайте регулярные перерывы в работе, дайте себе возможность отойти от компьютера, пройтись и подышать воздухом;
  • поговорите со своим менеджером и попросите о поддержке, если возникают проблемы.

Помогите сотрудникам с тем, чтобы переход на удаленную не нарушил баланса между домом и работой, пусть они знают, что могут с вами поговорить, если что то не получается.
Юлия Тяпина
Специалист-эксперт по корпоративному обучению и развитию, организационный и командный коуч IECL, практик НЛП, тренер по Resilience с опытом разработки и внедрения глобальных и региональных тренинговых и коучинговых программ для внутренних и внешних клиентов, среди которых крупные финансовые и технологические компании - лидеры рынка
Автор
Опубликовано: 12 мая 2020 года
Подпишитесь, чтобы получать здесь полезные статьи про управление людьми и развитие команд
Team performance
Corporate culture
People engagement
Team dynamics
Team development
Leadership and culture
People analytics
Learning&development
Growth Mindset
Ещё интересные статьи на тему
Хотите знать, что такое OKR и как их применять?
От Google, LinkedIn и Netflix до Walmart и The Guardian - кажется, почти все успешные компании используют сейчас эту методологию.
Как менеджеру сделать цели сотрудников инструментом мотивации и наполнить их смыслом
Вы - руководитель, и точно знаете, что постановка целей - ключевой элемент управления продуктивностью сотрудников и оценки их вовлеченности.
Как создать и поддерживать высокоэффективную команду
Мы все знаем, чтобы для того, чтобы создать успешный бизнес, нужно построить сильную команду. Но как это происходит на самом деле?